Je kunt voor de processen, die jij als de beste kent, natuurlijk zelf software ontwikkelen. Lang gaat dat goed, totdat het onderhoud en beheer zo complex worden, dat het boven je hoofd groeit. Dan wordt de inspanning voor het actueel houden van de software groter dan de activiteit die wordt ondersteund. Je kunt dan ICT-personeel aannemen om het onderhoud verder te verzorgen. Steeds meer bedrijven komen echter tot de conclusie, dat je beter af bent met een standaardpakket.

Wanneer je gaat onderzoeken welke pakketten er zijn, kom je er meestal achter dat jouw proces helemaal niet zo uniek is. Dan blijkt dat je, na wat aanpassingen aan de werkwijze, een standaardpakket kunt gebruiken. Maar waar vind je nu dat ene, best passende pakket? Om die vraag te kunnen beantwoorden, moet je een aantal stappen nemen.

Eisen en wensen

Net als bij het ontwerpen van een zelf ontwikkeld pakket, dient duidelijk te zijn wat het pakket moet gaan doen. Daarvoor moet bekend zijn hoe het bedrijfsproces eruitziet. Deze informatie beschrijft de functionaliteit die je zoekt in het pakket. Die functionaliteit kun je vertalen in eisen en wensen (requirements) die je aan het te selecteren pakket stelt. Een goede requirementsanalyse is dus belangrijk.

Niet alleen functionaliteit

Maar niet alleen de functionaliteit van het pakket is van belang. De niet-functionele eisen zijn minstens zo belangrijk. Een pakket dat op Linux draait, kan niet op Windows gebruikt worden. Verder zijn er eisen die niet direct met het pakket zelf te maken hebben. Continuïteit van de leverancier en de kosten voor aanschaf en onderhoud zijn zeker zo belangrijk. Al deze eisen gebruik je tijdens de zoektocht naar het juiste pakket.

Acceptatietestgevallen

Voor de selectie stelt een tester, op basis van de belangrijkste functionele eisen, acceptatietestgevallen op. Deze testgevallen bundelt de tester in testscenario’s die overeenkomen met de door het pakket te ondersteunen bedrijfsprocessen. Deze scenario’s bevatten meestal de handelingen die een medewerker doorloopt. Als enkele niet-functionele eisen erg belangrijk zijn, kan de tester ook daarvoor een aantal testgevallen definiëren.

Longlist

Aan de hand van de lijst met eisen en wensen kun je gaan bepalen welke pakketten naar verwachting voldoen. Je kijkt hierbij naar de belangrijkste eisen. Doordat je dit nog niet zo erg gedetailleerd doet, ontstaat een vrij lange lijst met mogelijke pakketten; de longlist.  Op deze longlist zoom je verder in en kijk je nauwkeuriger welke leden op de lijst zoveel mogelijk aan alle eisen en wensen kunnen voldoen.

Shortlist

Zo ontstaat de shortlist. Dit is een lijst met een beperkt aantal (3 tot 4) pakketten en hun leveranciers, die de grootste mogelijke dekking van je eisen hebben. Hierbij moet je kijken naar alle soorten eisen: functionele, niet-functionele en eisen aan de leverancier. Door informatie in te winnen, kun je vaststellen of een leverancier aan de continuïteitseisen voldoet. Door het lezen van technische systeeminformatie, kun je op hoofdlijnen te weten komen hoe het pakket presteert. Bedenk wel, dat meestal geen enkel pakket jouw eisen voor 100% zal invullen en dus aanpassing in het proces nodig kunnen zijn.

Functionaliteit aantonen

De leveranciers op de shortlist zullen proberen je ervan te overtuigen, dat zij het beste pakket kunnen leveren. Je kunt ze natuurlijk geloven, maar beter is om dit te laten aantonen. Dat doe je door de leverancier te vragen om een scenario met acceptatietestgevallen uit te voeren. Je vraagt hun dit te doen op hun eigen omgeving en op de versie van het pakket dat zij aanbieden. Natuurlijk moeten zij de kans krijgen om de testdata en -omgeving goed in te richten. Wanneer zij erin slagen de testgevallen succesvol uit te voeren, weet je zeker dat de pakketten functioneel geschikt zijn.

Selectie op punten

Voor de mate van succes bij het uitvoeren van de testgevallen ken je het pakket punten toe: hoe groter het slagingspercentage hoe hoger het aantal punten. Daarnaast ken je ook punten toe voor de overige soorten eisen. Die punten tel je op. Vervolgens selecteer je het pakket dat het hoogste totaalaantal punten krijgt. Dat pakket schaf je aan en laat je installeren.

Acceptatietesten

De testscenario’s die door de tester al waren opgesteld, dekten alleen de belangrijkste eisen en wensen. Voor een goede, volledige acceptatietest zijn waarschijnlijk meer testgevallen en de betrokkenheid van de gebruikers nodig. De tester heeft de mogelijkheid om deze testgevallen te ontwerpen en te laten reviewen door de gebruikers gedurende de tijd dat de leverancier de installatie voorbereidt en het pakket daadwerkelijk installeert. Nadat het pakket is geïnstalleerd, voert de tester samen met de gebruikers de opgestelde testscenario’s uit om het pakket en de installatie te testen. Daarmee weet je zeker dat het pakket daadwerkelijk past in jouw organisatie.

Voordelen

Deze aanpak heeft een aantal voordelen. Zo draagt het opstellen van testgevallen voordat de selectie begint bij aan het denken over de eisen en wensen. Daarnaast voorkomt deze aanpak dat je meegezogen wordt in het enthousiasme van de leveranciers die soms gouden bergen beloven. En, en dat is niet de minst-belangrijke, de testgevallen voor het acceptatietesten zijn klaar en kunnen worden uitgevoerd zodra het pakket is geïnstalleerd.

Menu